Regolamento Disciplinare
Impresa
Coromano srl
Via Meldola n. 1316 – Fraz.
Fratta Terme
47032 Bertinoro (FC)
PREMESSO
Che l’Impresa Coromano srl
ha
il diritto/dovere di indicare in modo chiaro e particolareggiato le modalità
del corretto utilizzo degli strumenti messi a disposizione e se, in quale
misura e con quali modalità possano essere effettuati eventuali controlli.
Non
effettua controlli a distanza dell’attività dei dipendenti, vietati dall’art. 4
dello Statuto dei lavoratori (L. n. 300/1970), in particolare mediante sistemi
hardware e software finalizzati, ad esempio:
–
alla riproduzione ed eventuale memorizzazione sistematica delle pagine web
visualizzate dal lavoratore;
–
alla lettura e registrazione sistematica dei messaggi di posta elettronica
ovvero dei relativi dati esteriori, al di là di quanto tecnicamente necessario
per svolgere il servizio e-mail;
–
alla lettura e registrazione dei caratteri inseriti tramite la tastiera o
analogo dispositivo;
–
privilegia, rispetto alle misure repressive, quelle organizzative e
tecnologiche volte a prevenire utilizzi impropri degli strumenti, minimizzando
in ogni evenienza l’uso dei dati riferibili ai dipendenti e/o collaboratori
esterni, e comunque nel rispetto dei principi di necessità, pertinenza e non
eccedenza, tenendo conto altresì della disciplina applicabile in tema di
informazione, concertazione e consultazione delle organizzazioni sindacali.
Considerato,
inoltre, che l’Impresa Coromano srl, nell’ottica di uno svolgimento proficuo e
più agevole della propria attività, ha da tempo deciso di mettere a
disposizione dei propri collaboratori telefoni e mezzi di comunicazione
efficienti ( computer), sono state inserite nel regolamento alcune clausole
relative alle modalità ed i doveri che ciascun collaboratore deve osservare
nell’utilizzo di tale strumentazione.
Per tale motivo si
intende adottare il regolamento attuativo in tema di utilizzo e controllo degli
strumenti elettronici.
Tutto ciò premesso,
l’Impresa Coromano srl, in persona del legale rapp.te p.t., adotta il seguente
REGOLAMENTO UNILATERALE
1.Campo di applicazione
Il presente regolamento
si applica a tutti i dipendenti, senza distinzione di ruolo e/o livello, nonché
a tutti i collaboratori dell’azienda a prescindere dal rapporto contrattuale
con la stessa intrattenuto.
2.Soggetti che possono utilizzare strumenti
elettronici
L’utilizzo della posta
elettronica e l’accesso ad Internet è accordato al dipendente e/ o
collaboratore.
Il datore di lavoro potrà
designare uno o più “responsabili”, fornendo loro precise istruzioni sui tipi
di controllo ammessi e sulle relative modalità.
Agli incaricati alla
manutenzione è vietato l’accesso a dati personali presenti in cartelle o spazi
di memoria eventualmente assegnati ai dipendenti ed è posto l’obbligo di
svolgere solo le operazioni strettamente necessarie per adempiere al loro
incarico, con divieto di realizzare attività di controllo a distanza, anche di
propria iniziativa; ai dipendenti sono resi noti i nominativi ed i compiti dei
manutentori.
–
Personale incaricato di società esterne
per la manutenzione hardware e software aziendale, quest’ultime qualificate
responsabili esterni per il trattamento dati, può compiere le operazioni
strettamente necessarie per adempiere al suo incarico. Tali figure hanno la
facoltà di collegarsi e visualizzare in remoto il desktop delle singole
postazioni PC, al fine di garantire l’assistenza tecnica e la normale attività
operativa, nonché la massima sicurezza contro virus, spyware, malware, etc.
L’intervento viene effettuato esclusivamente su chiamata dell’utente o, in caso
di oggettiva necessità, a seguito della rilevazione tecnica dei problemi nel
sistema informatico e telematico.
• 3 Il Personal Computer
Il Personale computer
dato in affidamento all’utente,( dipendente/collaboratore), permette l’accesso
alla rete della solo attraverso
specifiche credenziali di autenticazioni.
Sono vietate le seguenti
condotte:
– l’accesso al sistema
informatico della Società e il mantenersi all’interno di esso per motivi non
lavorativi o non di servizio;
–
l’installazione di programmi personali
ulteriori rispetto a quelli forniti dalla Società;
–
la modificazione delle configurazioni
impostate;
–
l’utilizzo dei supporti magnetici senza preventiva
autorizzazione del legale rappresentante dell’Impresa Coromano srl;
–
comunicare e/o diffondere dati personali
della società senza l’autorizzazione della stessa se non in esecuzione dei
propri compiti lavorativi al fine di garantire la corretta prosecuzione
dell’attività aziendale. Più precisamente, è vietato copiare e/o trasferire al
di fuori della sede societaria, file o documenti aziendali. A titolo meramente
esemplificativo e non tassativo: preventivi, elenco prezzi).
Il Personal computer,
inoltre, deve essere spento ogni sera prima di lasciare gli uffici o in caso di
assenze prolungate dall’ufficio o in caso di suo inutilizzo. In ogni caso,
lasciare un elaboratore incustodito connesso alla rete può essere causa di utilizzo
da parte di terzi senza che vi sia la possibilità di provarne l’indebito uso.
.4 Rispetto all’utilizzo di internet
E’ vietato nell’ordine:
A] navigare su siti non correlati con la prestazione
lavorativa;
B] il download di programmi o di file musicali, salvo
espressa autorizzazione;
C]
la partecipazione a forum, non preventivamente autorizzata e l’utilizzo di chat
line, partecipazione ad aste on-line (es.: e-bay, catawiki);
D]
la conservazione di file a contenuto offensivo, discriminatorio, illecito
penalmente e civilmente;
E] l’uso per finalità ludiche ( durante l’orario di
lavoro);
E’
consentito l’utilizzo di strumenti di videochiamata (es.: skype, etc,),
esclusivamente in esecuzione dei propri compiti e obblighi lavorativi.
F]
E’ consentito l’utilizzo di strumenti AI, in particolare Chatgtp- Claude,
GeminAi, Copilot, rammentando che è vietato caricare file contenenti dati
personali e particolari, nonché informazioni riservate.
5
Rispetto all’uso della Posta
elettronica
La casella di posta
elettronica assegnata all’utente è uno strumento di lavoro. Le persone
assegnatarie delle caselle di posta elettronica sono responsabili del corretto
utilizzo delle stesse. E’ vietato
– l’uso della posta elettronica per ragioni non
attinenti ai compiti affidati;
– l’invio o la memorizzazione di messaggi offensivi o
discriminatori;
– l’uso della posta elettronica per documenti
riservati o confidenziali;
–
l’uso per partecipare a dibattiti, forum o
mail list di contenuto offensivo o discriminatorio;
–
l’invio e/o il ricevimento di allegati contenenti
filmati o brani musicali ( es. Mp3) non legati all’attività lavorativa;
–
la partecipazione a catene telematiche( o
di Sant’Antonio). Se si dovessero peraltro ricevere messaggi di tale tipo, non
si dovrà in alcun caso procedere alla apertura degli allegati a tali messaggi;
– la
costituzione di cartelle segrete.
La casella di posta
elettronica deve essere mantenuta in ordine, cancellando documenti inutili e
soprattutto allegati ingombranti.
Ogni comunicazione
inviata o ricevuta che abbia contenuti rilevanti o contenga impegni
contrattuali o precontrattuali per l’Impresa Coromano srl, ovvero contenga
documenti da considerarsi riservati in quanto contraddistinti dalla dicitura “ strettamente
riservati” o da analoga dicitura, deve essere visionata od autorizzata dal
Responsabile d’Ufficio.
E’ possibile utilizzare
la ricevuta di ritorno per avere la conferma dell’avvenuta lettura del
messaggio da parte del destinatario. Si evidenzia però che le comunicazioni
ufficiali, da inviarsi mediante gli strumenti tradizionali ( fax, posta, etc.),
devono essere autorizzate firmate dalla Direzione e/o dai Responsabili di
ufficio, a seconda del loro contenuto e dei destinatari delle stesse.
E’ obbligatorio controllare
i file attachements di posta elettronica prima del loro utilizzo ( non eseguire
download di file eseguibili o documenti da siti Web o Ftp non conosciuti).
• 6 Prevenzione all’utilizzo improprio
Per prevenire possibili
controlli e per contemperare le esigenze di un corretto svolgimento
dell’attività lavorativa con quelle di tutela della sfera personale dei
dipendenti e convenendo nel riconoscimento (come stabilito nel documento dei
Garanti europei “working party 55”) che quello di lavoro è anche luogo di
socialità e di relazioni personali e professionali si ricorre ai seguenti
accorgimenti (in caso di tolleranza).
RELATIVAMENTE AD INTERNET
–
tolleranza per l’uso privato, purché del tutto occasionale, non prolungato e
non interferente nell’attività lavorativa;
–
individuazione di categorie di siti considerati correlati o meno con la
prestazione lavorativa e configurazione dei sistemi in modo tale da inibire
l’accesso ai siti non correlati;
–
configurazione di sistemi o utilizzo di
filtri che prevengano determinate operazioni – reputate inconferenti con
l’attività lavorativa – quali l’upload o l’accesso a determinati
siti (inseriti in una sorta di black list) e/o il download
di file o software aventi particolari caratteristiche
(dimensionali o di tipologia di dato).
Protezione
Antivirus: Il sistema informatico dell’Impresa
Coromano srl è protetto da Software antivirus, aggiornato quotidianamente. Ogni
utente, in merito all’utilizzo di postazioni Pc locali, deve comunque tenere
comportamenti tali da ridurre il rischio di attacco al sistema informatico
aziendale mediante virus, altro software aggressivo, o qualsivoglia tipo di
attacco di Ingegneria sociale.
Nel
caso in cui il software antivirus rilevi la presenza di un virus, l’utente
dovrà immediatamente sospendere ogni elaborazione in corso senza spegnere il
computer e segnalare immediatamente l’accaduto al responsabile interno per la
protezione dei dati, al rapp.te legale della società.
Ogni
dispositivo magnetico di provenienza esterna all’Azienda dovrà essere
verificato mediante il programma antivirus prima del suo utilizzo e, nel caso
venga rilevato un virus, dovrà essere prontamente consegnato al rappresentante
legale dell’Impresa Coromano srl.
RELATIVAMENTE
ALLA POSTA ELETTRONICA
–
tolleranza per l’uso privato, purché del tutto occasionale, non prolungato e
non interferente nell’attività lavorativa.
–
Disponibilità di indirizzi di posta elettronica condivisi tra più lavoratori
(ad esempio, info@ente.it, ufficiovendite@ente.it, ufficioreclami@società.com,
urp@ente.it, etc.).
–
In caso di possibile assenza improvvisa o prolungata, se improrogabili
necessità di lavoro richiedano la conoscenza dei messaggi di posta elettronica,
l’interessato può delegare un altro lavoratore (fiduciario) alla verifica del
contenuto di messaggi; incaricato aziendale per la protezione dei dati); il
delegato riferirà al datore di lavoro i “dati rilevanti” per lo svolgimento
dell’attività lavorativa; il datore di lavoro redigerà apposito verbale e ne
avvertirà l’interessato.
–
Inserimento nei messaggi di un avvertimento per i destinatari che i messaggi
stessi “non sono di natura personale” e che le risposte possono essere
conosciute dalla società.
–
Inserimento nei messaggi di un avvertimento per i destinatari che i messaggi
stessi sono di “natura personale” solo quando espressamente vengano qualificati
nell’oggetto come “personali” (in caso di tolleranza).
Possibilità di controlli e loro gradualità
–
Fermo restando il diritto del datore di lavoro di effettuare controlli
identificativi del lavoratore, quando ciò sia dettato:
– da esigenze per l’esercizio o la difesa in sede
giudiziaria;
– da riscontri di gravi inadempienze della prestazione
lavorativa;
– da oggettivi indizi di commissione del reato;
– da esigenze di salvaguardia della vita o dell’incolumità
di terzi;
– da norme specifiche di legge o dall’autorità
giudiziaria.
Le esigenze
organizzative, produttive, di sicurezza ed il mancato rispetto del presente
regolamento che evidenzino comportamenti anomali (evento dannoso, situazione di
pericolo, rischi di responsabilità per la Società, interferenze, rischio o
danno per altri dipendenti) legittima il datore di lavoro al controllo
sull’utilizzo del web e dell’e-mail.
La verifica sui comportamenti anomali è
effettuata con controllo preliminare su dati aggregati, riferiti all’intera
struttura lavorativa (o su una certa area).
Il controllo anonimo può
concludersi con avviso generalizzato sul rilevato utilizzo anomalo degli
strumenti aziendali e con l’invito ad attenersi scrupolosamente ai compiti
assegnati ed alle disposizioni impartite.
L’avviso e l’invito sono
rivolti solo alla struttura/area/settore in cui è stata rilevata l’anomalia.
In assenza di successive
anomalie (di norma) non saranno effettuati controlli individuali.
Non saranno effettuati
controlli prolungati, costanti o indiscriminati.
Conservazione sui dati
Sono memorizzate
temporaneamente (max 7 giorni) le informazioni relative all’uso degli strumenti
elettronici indispensabili per le seguenti finalità:
– protezione dell’intera rete da e verso l’esterno
(firewall);
– difesa della corrispondenza e navigazione
informatica (antispamming/antivirus);
– controllo automatico dei contenuti dei siti (web
filtering).
I
sistemi software sono programmati e configurati in modo da cancellare
periodicamente ed automaticamente i dati relativi agli accessi ad Internet e al
traffico telematico
Eccezionalmente
la conservazione può essere protratta, per il tempo indispensabile e per le
sole informazioni necessarie, in relazione:
–
all’indispensabilità dei dati rispetto all’esercizio o difesa di un diritto in
sede giudiziaria;
–
all’obbligo di custodire o consegnare i dati per specifica richiesta
dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria.
• 7 Utilizzo dei telefoni, fax e fotocopiatrici
aziendali.
Il telefono aziendale
affidato all’utente è uno strumento di lavoro.
Ne viene concesso l’uso
esclusivamente per lo svolgimento dell’attività lavorativa, non essendo quindi
consentite comunicazioni a carattere personale o comunque non strettamente
inerenti l’attività lavorativa stessa. La ricezione o l’effettuazione di telefonate
personali è consentito solo nel caso di comprovate necessità ed urgenza,
mediante il telefono fisso aziendale a disposizione.
E’ vietato l’utilizzo dei
fax aziendali per i fini personali, tanto per spedire quanto per ricevere
documentazione, salva diversa esplicita autorizzazione da parte del
Responsabile di ufficio.
E’ vietato l’utilizzo
delle fotocopiatrici aziendali per fini personali, salvo preventiva ed
esplicita autorizzazione da parte del Responsabile d’ufficio.
La dirigenza,
direttamente, o per il tramite per il proprio responsabile incaricato, si
riserva il diritto di accertare tali obblighi stringenti e di adottare i
provvedimenti disciplinari del caso, oltre che agire in rivalsa nei confronti
del trasgressore in caso di accertamenti amministrativi in capo all’Impresa
Coromano srl, ovvero contenziosi giudiziari.
8.Sanzioni
La mancata osservanza
delle disposizioni del presente regolamento comporta le seguenti sanzioni per i
dipendenti e collaboratori interni, graduate alla gravità della violazione, che
vanno ad integrare quelle previste dal contratto collettivo di lavoro applicato
dalla società.
L’irrogazione delle
suddette sanzioni non preclude, né pregiudica l’azione giudiziaria del datore
di lavoro:
– di denuncia di atti illeciti di rilevanza penale;
–
di risarcimento civile per danni al patrimonio o all’immagine della società.
Per la violazione
relativa al presente regolamento è prevista l’applicazione delle seguenti
sanzioni in via graduale:
a) richiamo verbale;
b) richiamo scritto;
c) multa (fino ad un massimo di quattro ore);
d) sospensione dal lavoro (senza diritto alla
retribuzione);
e) licenziamento.
La mancata osservanza
delle disposizioni comporterà l’applicazione delle sanzioni previste dal
vigente contratto collettivo di lavoro applicato dalla società.
È richiamata l’attenzione
dei dipendenti sul fatto che l’uso improprio degli strumenti aziendali può
anche integrare le seguenti ipotesi di reato:
• furto di energie;
• turbato funzionamento di sistemi informatici;
• accesso abusivo a sistemi informatici/telematici;
•
diffusione di programmi diretti a danneggiare o interrompere un sistema
informatico;
• violazione, sottrazione e soppressione di
corrispondenza;
•
intercettazione, impedimento o interruzione illecita di comunicazioni
informatiche o telematiche;
•
installazione di apparecchiature atte ad intercettare, impedire o interrompere
comunicazioni informatiche/telematiche;
• danneggiamento di sistemi informatici/telematici;
• frode informatica.
• 9 Esercizio
dei diritti del dipendente/collaboratore
I
diritti di cui all’art. 15 e s.s. del Regolamento UE 679/16, vanno esercitati
rivolgendosi al Titolare del trattamento dati, Impresa Coromano srl, presso la
sede legale, inviando richiesta scritta.
La
titolare si riserva la facoltà di proporre altro soggetto o unità operativa,
previa informativa ai dipendenti.
• 11) Pubblicazione del regolamento
Il presente Regolamento, viene pubblicizzato:
–
con la consegna di copia ad ogni dipendente autorizzato all’utilizzo degli
strumenti elettronici o telematici.
– mediante affissione di copia presso la sede legale
della società.
– potrà essere soggetto a periodici aggiornamenti.
Documentandone l’avvenuta comunicazione:
con firma per ricevuta.