PROCEDURA E MODULO SEGNALAZIONI

1.     SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

La presente procedura definisce le modalità adottate da Impresa Coromano S.r.l. per la ricezione, registrazione, valutazione, gestione e monitoraggio delle segnalazioni e dei reclami relativi alla Responsabilità Sociale e alla Parità di Genere, in conformità ai principi e ai requisiti applicabili della PAS 24000 e della UNI/PdR 125.

La procedura ha lo scopo di garantire la disponibilità di canali attraverso i quali possano essere portati all’attenzione dell’Organizzazione comportamenti, situazioni o condizioni ritenuti non conformi ai principi e agli impegni assunti dall’azienda in materia sociale, etica e di parità di genere, nonché suggerimenti e proposte finalizzati al miglioramento.

Le segnalazioni possono riguardare, a titolo esemplificativo:

• possibili violazioni dei diritti umani e dei diritti dei lavoratori;
• condizioni di lavoro ritenute non adeguate o non rispettose dei diritti della persona;
• discriminazioni, molestie, mobbing, intimidazioni, abusi o altri comportamenti lesivi della dignità personale;
• disparità di trattamento o situazioni relative alla parità di genere;
• comportamenti non coerenti con i principi di responsabilità sociale ed etica adottati dall’Organizzazione;
• possibili non conformità rispetto ai requisiti della PAS 24000 e della UNI/PdR 125;
• criticità di carattere sociale connesse, ove pertinenti, a fornitori, subappaltatori o altre parti con cui l’Organizzazione intrattiene rapporti;
• suggerimenti, richieste di confronto e proposte finalizzate al miglioramento del Sistema di Responsabilità Sociale e di Parità di Genere.

Per gli aspetti di Responsabilità Sociale, il meccanismo di segnalazione è reso accessibile ai lavoratori e alle altre parti interessate pertinenti secondo le modalità previste dalla presente procedura.

La presente procedura costituisce il meccanismo di segnalazione e reclamo previsto dalla procedura PQ 34 «Due diligence sociale e gestione degli impatti»; le informazioni che ne derivano sono utilizzate per l’aggiornamento della Valutazione dei rischi sociali PAS 24000.

2.     PRINCIPI GENERALI

Impresa Coromano S.r.l. incoraggia la comunicazione di situazioni, comportamenti o condizioni che possano rappresentare una criticità in materia di Responsabilità Sociale o Parità di Genere e considera le segnalazioni uno strumento utile per il miglioramento del proprio Sistema di Gestione.

Le segnalazioni sono gestite secondo principi di:

• accessibilità;
• riservatezza;
• imparzialità;
• tempestività e proporzionalità della gestione;
• tutela delle persone coinvolte;
• assenza di ritorsioni nei confronti del segnalante.

L’Organizzazione garantisce che chi effettua in buona fede una segnalazione o collabora alla relativa gestione non sia soggetto, per tale motivo, a ritorsioni, discriminazioni, penalizzazioni o altre conseguenze negative.

Le informazioni relative alla segnalazione e l’identità del segnalante, qualora conosciuta, sono trattate con riservatezza e rese disponibili esclusivamente ai soggetti il cui coinvolgimento risulti necessario per la valutazione dei fatti e l’eventuale definizione e attuazione delle azioni conseguenti.

È ammessa la presentazione di segnalazioni in forma anonima.

3.     MODALITÀ DI PRESENTAZIONE DELLE SEGNALAZIONI

I lavoratori e le lavoratrici dell’impresa possono presentare una segnalazione attraverso uno dei seguenti canali:

• Richiesta di incontro diretto con il Responsabile Etica (RE), per gli aspetti di Responsabilità Sociale, con uno o più componenti del Comitato Guida, per gli aspetti relativi alla Parità di Genere, con il RSPP o il RLS per gli aspetti relativi alla salute e sicurezza sul lavoro, oppure con il Responsabile del Sistema Ambiente (RA) per gli aspetti ambientali;
• compilazione del modulo RSG, disponibile presso la postazione dedicata, oppure mediante semplice comunicazione scritta su foglio bianco;
• compilazione del modulo online disponibile sul portale www.impresacoromano.com, nella sezione “Procedura e modulo segnalazioni”, accessibile anche mediante QR Code consegnato all’assunzione o tramite il Totem presente all’ingresso;
• invio tramite posta elettronica ai riferimenti indicati nella presente procedura.

Le parti interessate esterne, compresi lavoratori di subappaltatori, fornitori e dei partner commerciali, possono presentare segnalazioni relative agli aspetti di Responsabilità Sociale attraverso il modulo pubblico “Segnalazioni e Reclami”, disponibile sul sito internet aziendale. Il modulo consente l’invio della segnalazione anche in forma anonima.

La possibilità di utilizzare più canali è finalizzata a rendere il sistema facilmente accessibile e a consentire al segnalante di scegliere la modalità ritenuta più adeguata.

4.     RIFERIMENTI PER LE SEGNALAZIONI

5.     RICEZIONE E REGISTRAZIONE

Le segnalazioni relative alla Responsabilità Sociale sono prese in carico dal Responsabile Etica (RE); quelle relative alla Parità di Genere sono prese in carico dal Comitato Guida.

Qualora una segnalazione sia ricevuta da un soggetto diverso da quello competente per la sua gestione, la stessa viene trasmessa alla funzione competente nel rispetto dei principi di riservatezza previsti dalla presente procedura.

Le segnalazioni che rientrano nell’ambito del D.Lgs. 24/2023 (whistleblowing) sono gestite attraverso il canale whistleblowing aziendale, secondo la relativa procedura e il Modello 231. Qualora pervengano attraverso i canali della presente procedura, sono trasmesse senza ritardo al gestore del canale whistleblowing, garantendo la riservatezza del segnalante.

Le segnalazioni ricevute sono registrate sul modulo RES, nel quale sono riportate, ove disponibili e pertinenti, le informazioni necessarie a consentirne la gestione, lo stato di avanzamento e l’esito.

Il registro RES è protetto da password e l’accesso è limitato ai soggetti autorizzati, al fine di garantire la riservatezza delle informazioni e la tutela del segnalante e delle altre persone eventualmente coinvolte.

La registrazione delle segnalazioni anonime avviene con le medesime modalità, senza procedere all’identificazione del segnalante.

6.     VALUTAZIONE E GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

La funzione competente procede alla valutazione della segnalazione ricevuta, tenendo conto della natura dei fatti segnalati, della loro rilevanza, dell’eventuale urgenza e delle informazioni disponibili.

Quando necessario ai fini dell’accertamento dei fatti o della definizione delle azioni da intraprendere, possono essere coinvolte la Direzione e le altre funzioni aziendali competenti.

Il coinvolgimento di ulteriori soggetti è limitato a quanto necessario per la corretta gestione della segnalazione e avviene salvaguardando la riservatezza delle informazioni.

Qualora la segnalazione riguardi direttamente uno dei soggetti normalmente incaricati della sua gestione, tale soggetto non partecipa alla valutazione della segnalazione, che viene affidata alla Direzione o ad altra funzione individuata in modo da assicurarne una gestione imparziale.

In funzione dell’esito della valutazione:

• qualora la segnalazione consista in un suggerimento o proposta di miglioramento ritenuta meritevole di attuazione, viene aperta un’azione di miglioramento mediante GAM;
• qualora venga rilevata una Non Conformità, la stessa viene gestita secondo la PQ.11 mediante RNC;
• qualora la segnalazione evidenzi un impatto negativo effettivo sulle persone (es. retribuzioni non corrisposte, molestie, condizioni di lavoro non sicure, irregolarità presso subappaltatori), oltre alla gestione della Non Conformità viene definito il rimedio a favore delle persone interessate secondo la PQ 34 § 6.6, coinvolgendole nella sua definizione e verificandone l’attuazione;
• qualora non emergano elementi tali da richiedere l’apertura di un’azione, l’esito della valutazione viene comunque registrato nel RES, con indicazione delle motivazioni.

Quando dalla segnalazione emerga una situazione che richiede un intervento immediato a tutela delle persone coinvolte, vengono adottate tempestivamente le misure ritenute necessarie, indipendentemente dal successivo completamento dell’analisi.

7.     RISCONTRO AL SEGNALANTE E CHIUSURA

Ove la segnalazione non sia anonima e siano disponibili i recapiti del segnalante, viene fornito un riscontro in merito alla presa in carico e, compatibilmente con le esigenze di riservatezza e con la natura della segnalazione, all’esito della relativa gestione.

Una volta completate le azioni stabilite, le funzioni coinvolte ne comunicano l’attuazione al Responsabile Etica (RE) o al Comitato Guida, ciascuno per il proprio ambito di competenza.

Vengono conseguentemente aggiornati il RES e, ove applicabili, RNC o GAM, fino alla chiusura della segnalazione.

8.     SEGNALAZIONI ANONIME

Le segnalazioni anonime sono prese in carico, valutate e gestite secondo gli stessi principi previsti per le altre segnalazioni, nei limiti consentiti dalle informazioni disponibili.

L’anonimato non costituisce pertanto motivo per escludere la segnalazione dalla valutazione.

Qualora le informazioni fornite non siano sufficienti per effettuare ulteriori verifiche e non sia possibile richiedere chiarimenti al segnalante a causa dell’anonimato, tale circostanza viene registrata nel RES.

Alle segnalazioni anonime non può essere fornito un riscontro diretto qualora non sia disponibile un canale attraverso il quale comunicare con il segnalante.

9.     RICORSO A CANALI ESTERNI

Le segnalazioni sono gestite prioritariamente attraverso i canali interni messi a disposizione dall’Organizzazione, secondo le modalità definite nella presente procedura.

Resta ferma la possibilità per le parti interessate di rivolgersi all’Ente di Certificazione IMQ per segnalazioni relative al rispetto dei requisiti della PAS 24000 da parte dell’Organizzazione.

Tale possibilità può essere utilizzata anche qualora il segnalante ritenga che la segnalazione presentata all’Organizzazione non sia stata adeguatamente presa in carico o gestita, ovvero qualora ritenga di non potersi avvalere dei canali interni.

Le segnalazioni a IMQ possono essere trasmesse ai recapiti indicati nella presente procedura.

10.  MONITORAGGIO E RIESAME

Il Responsabile Etica (RE) e il Comitato Guida, ciascuno per il proprio ambito di competenza, monitorano periodicamente:

• il numero e la tipologia delle segnalazioni ricevute;
• lo stato della relativa gestione;
• le eventuali RNC e GAM originate dalle segnalazioni;
• i tempi e gli esiti delle azioni intraprese;
• l’efficacia delle soluzioni adottate;
• l’eventuale ripetersi di situazioni analoghe;
• gli eventuali rimedi attuati a favore delle persone interessate.

I risultati del monitoraggio sono portati all’attenzione della Direzione nell’ambito del Riesame della Direzione, in forma tale da garantire la riservatezza dei segnalanti e delle persone coinvolte.

Le informazioni derivanti dalle segnalazioni sono utilizzate, ove pertinente, anche ai fini dell’aggiornamento della valutazione dei rischi sociali e dell’individuazione di eventuali opportunità di miglioramento. Gli esiti sono considerati da RE per l’aggiornamento della Valutazione dei rischi sociali PAS 24000, secondo la PQ 34.